As notas fiscais eletrônicas (NF-e) são documentos essenciais para registrar operações de compra e venda de produtos, e seu correto gerenciamento pode impactar diretamente na saúde financeira e na reputação da empresa.

Para compreender melhor o fluxo de uma nota fiscal eletrônica de produto, é crucial entender os diferentes estados de situação pelos quais ela pode passar durante seu ciclo de vida. A SystemWay Automação traz uma explicação detalhada de cada um desses estados:

1. **Autorizada**: Este é o estado desejado e final da nota fiscal eletrônica. Indica que o documento foi emitido com sucesso e validado pela autoridade fiscal competente. Após a autorização, a nota fiscal está apta para documentar a operação comercial.

2. **Cancelada**: Uma nota fiscal eletrônica pode ser cancelada por diversos motivos, como erros na emissão, duplicidade de documentos ou até mesmo por solicitação do comprador. Quando cancelada, a NF-e perde sua validade jurídica, não podendo mais ser utilizada para registrar a operação.

3. **Denegada**: Neste estado, a autoridade fiscal não aceita a emissão da nota fiscal eletrônica. Isso pode ocorrer por inconsistências nas informações fornecidas ou pela identificação de irregularidades no processo de emissão. É importante corrigir as falhas apontadas para regularizar a situação da NF-e.

4. **Rejeitada**: Ao contrário da denegação, a rejeição ocorre quando a validação da nota fiscal eletrônica não é aceita pelo sistema da autoridade fiscal. Isso pode ocorrer devido a problemas técnicos na transmissão dos dados ou à falta de conformidade com os padrões exigidos. A NF-e rejeitada precisa ser corrigida e reenviada para obtenção da autorização.

5. **Pendente de Autorização**: Este estado indica que a nota fiscal eletrônica foi enviada para a autorização, mas ainda não obteve resposta. Pode ocorrer devido a sobrecarga nos sistemas da autoridade fiscal ou a problemas de conectividade. É importante acompanhar a situação da NF-e para garantir sua autorização.

6. **Inutilizada**: As notas fiscais eletrônicas podem ser inutilizadas quando não foram utilizadas em operações comerciais, por exemplo, devido a erros na sequência de numeração. Esse procedimento evita o uso indevido de números de documentos fiscais.

7. **Contingência**: Em situações excepcionais, como falhas nos sistemas da autoridade fiscal, a empresa pode optar por emitir notas fiscais eletrônicas em contingência. Nesse caso, a NF-e é gerada e transmitida posteriormente, quando a situação for normalizada.